كيفية استثمار الوقت
التخطيط المسبق هو أحد أهم تقنيات إدارة الوقت، وسنتعرف في هذا المقال على أهم الطرق والنصائح التي يجب اتباعها لاستثمار وقتك في الأعمال المفيدة وتحقيق الأهداف.
كيف يمكننا تنظيم وقت العمل؟
يمكن تنظيم العمل من خلال تحديد خطوات وإجراءات تنفيذ هذا العمل بالتفصيل، وذلك من خلال:
توضيح المهام اليومية والأسبوعية المطلوبة لإنجازها ، ويمكن استخدام بعض الأساليب والأدوات الورقية والإلكترونية التي تساعد على تنظيم العمل ، ومن أهمها:
قوائم المهام المكتوبة ، ودفاتر الملاحظات أو التقويمات ، والدفاتر ، يمكن أيضًا استخدام التطبيقات التكنولوجية الذكية الموجودة في الهواتف وأجهزة الكمبيوتر لتنظيم الوقت وإدارته.
تعد تقنية تحديد الأهداف الذكية (S.M.A.R.T) من أبرز التقنيات المستخدمة في إدارة الوقت واستثماره لأغراض تحديد الأهداف ، وتعتمد هذه التقنية على وجود مجموعة من الشروط التي يجب أن تتحقق. أيّ؛ أن تكون الأهداف محددة بوضوح وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وربطها برغبات الشخص ، بشرط أن يكون على دراية سبب رغبته في تحقيق هذه الأهداف ، وأخيراً أن تكون هذه الأهداف محددة زمنياً مع موعد نهائي.
التركيز في العمل المطلوب
يجب أن يحرص الشخص على إدارة العوامل المؤثرة على مدى انتباهه ، من خلال التحكم والسيطرة الفعالة على العناصر التي تجعله يفقد التركيز والانتباه من جهة ، وتجنب كل المؤثرات التي تتسبب في تشتيت انتباهه عنها من جهة أخرى؛ وذلك لأن إعادة التركيز بعد مقاطعة إكمال أي عمل قد يكون صعبًا ويضيع الكثير من الوقت.
الحسم في رفض بعض الطلبات
بالرغم من ضرورة أن يتحلى الشخص بروح الفريق أثناء تنفيذ أي عمل أو مشروع وأن يكون متفهمًا ومستمعًا جيدًا للآخرين ، ولكن من الضروري أيضًا أن يكون الشخص حازمًا، ويعرف متى يقول لا.
من الضروري إبلاغ الآخرين بأنه لا يمكنه قبول بعض طلباتهم إذا كانت تتعارض مع أهدافه ، ولكن من الضروري أيضًا أن يكون لديه مهارات تفاوضية حتى يتمكن من الوصول إلى نقطة وسط بين الطرفين تمكنه من تحقيق بعض أهدافهم، وبعض أهدافه.
مصفوفة أيزنهاور
إن مصفوفة أيزنهاور هي تقنية وطريقة مناسبة جدًا لمساعدة الأشخاص الذين لديهم العديد من المهام للقيام بها ولكنهم لا يعرفون كيفية تحديد أولوياتهم ، حيث يمكن تطبيق المصفوفة عن طريق إحضار ورقة فارغة وتقسيمها إلى أربعة أرباع متساوية.
عناوين العمودين هي: عاجل وغير عاجل ، وعناوين الخطين الأفقيين: مهمة وليست مهمة.
ثم يتم فرز المهام وفقًا للأرباع الأربعة ، وبعد تفريغ المهام في الأرباع ، يدرك الشخص أن الأولوية ستعطى للمهام المرتبة؛ حتى يتمكن لاحقًا من تحقيق أهدافه.
اتبع منهجية إكمال الأشياء
وذلك بتسجيل المهام على الورق ثم تقسيمها إلى 5 أجزاء أو عناصر قابلة للتنفيذ ، وهي كالتالي: تحديد المهام والإجراءات التي سيتم العمل عليها، توضيح المقصود بهذه المهام وتحديد أجزائها القابلة للتنفيذ والأجزاء غير القابلة للتنفيذ، ترتيب المهام حسب الأولوية حسب فترة إنجازها وما يحتاجون إلى إنجازه، المراجعة المستمرة لقائمة المهام ؛ بهدف تحديثها وإلغاء المهام التي تم إنجازها وتحديد الأولويات التالية، العمل على المهام والإجراءات التي يمكن إكمالها.
استخدم طريقة المكافآت الصغيرة
يعتمد استخدام أسلوب المكافآت الصغيرة بشكل أساسي على تحفيز الشخص لنفسه من خلال التفكير في مدى السعادة والرضا التي سيشعر بها عند الانتهاء من عمله. لذلك ، من الجيد أن يكافئ الشخص نفسه بهدية بسيطة عند الانتهاء من المهمة أو المشروع الذي كان يعمل عليه ، مثل القيام بأي شيء لنفسه ؛ خذ استراحة لتناول القهوة ، أو اذهب في نزهة على الأقدام ، أو اقرأ كتابًا ، أو اخرج مع صديق.
يمكنك من خلال هذه الطرق استثمار وقتك في الأمور النافعة، وتحقيق أهدافك